Bilan avant achat
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Pourquoi une société n'utiliserai pas une société de stockage pour externaliser ses archives ?

Au cours de son fonctionnement, une société produit énormément de dossiers et fichiers. Pour un suivi efficace de son activité, l’archivage de ces documents peut s’avérer important. Toutefois, la quantité de documents générés peut devenir trop grande à gérer soi-même. En plus, la gestion de ces archives peut engendrer des coûts supplémentaires et des ressources de l’entreprise. Dans ce cas, l’externalisation de l’archivage, notamment un garde meuble, peut être la meilleure solution.

Penser à externaliser le stockage de vos archives

De plus en plus de sociétés proposent l’externalisation du stockage des archives. On trouve sur le marché des entreprises spécialisées dans le stockage des archives professionnelles, mais aussi d’autres entreprises, comme jestocke.com, qui proposent des box pour tout besoin de stockage (archives, meubles, etc.). Contrairement aux idées reçues, louer les services d’un garde meuble est bien moins couteux qu’on ne le croit. En effet, archiver ses documents dans un garde meuble est une véritable alternative aux entreprises spécialisées. Les frais mensuels de la location vous reviennent moins cher, avec à peu près les mêmes garanties et la même assurance.

Gérer ses archives : un problème pour les sociétés

Une fois dans leur vie, toutes les entreprises se sont confrontées aux problèmes de la gestion de leurs archives. En effet, pour des besoins administratifs ou judiciaires, conserver ses archives n’est pas une option pour les sociétés, mais une obligation. Au fil des années, la quantité de dossiers archiver peut devenir importante et engendrer des problèmes liés à l’espace de stockage. Plus il y a de documents, plus il vous faudra installer plusieurs meubles pour les stocker. D’autre part, conserver ses archives dans ses locaux peut constituer un risque pour la société. Ces documents ne sont pas à l’abri d’un incendie ou d’un autre sinistre de ce genre. En plus, gérer ses archives engendre des coûts supplémentaires pour l’entreprise, des coûts qui peuvent s’avérer importants au fil des ans.Ces problèmes de sécurité et d’espace de stockage concernent également l’archivage des documents numériques de l’entreprise.

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